Assistante de Direction (H/F) - ASS DEP PUPILLES ENSEIG PUBLIC // DITEP - Offre d'emploi
Le DITEP La découverte est un service médico-social dédié aux enfants, adolescents et jeunes adultes en situation de handicap, entre 6 et 20 ans. Ces derniers présentent des troubles psychiques impactant la relation à autrui et entravant la vie familiale, sociale, scolaire et professionnelle. L'établissement assure l'accueil des enfants et adolescents sur 2 sites géographiques à Quéven et Auray. Collaborateur(trice) direct(e) de la direction de l'établissement, devant faire preuve d'initiative et d'autonomie certaine, le (la) secrétaire de direction assiste et facilite le travail de l'équipe de direction dans son quotidien. Il ou elle est responsable de l'organisation et de la coordination du secrétariat. Vous êtes force de propositions, y compris sur les aspects liés à la vie institutionnelle et participerez à la construction d'un nouveau projet d'établissement dans une dynamique d'équipe positive et participative. Vous serez en contact avec le public accueilli. Vous ferez partie d'une équipe dynamique et pluriprofessionnelle. L'équipe du secrétariat est composée de deux personnes.
- Assister la direction dans la gestion administrative quotidienne : agendas, courriers, préparation et suivi des réunions, rédaction de comptes rendus, gestion des commandes, suivi fournisseurs, factures et des demandes en matière de ressources humaines.
- Accueil physique et téléphonique
- Elaboration, mise à jour des différents tableaux organisationnels et des tournées de transports, élaboration et transmission du planning de semaine
- Suivi administratif des dossiers des usagers et des conventions diverses avec les partenaires
- Aide ponctuelle au niveau des transports
- Assurer la liaison entre la direction de l'établissements, le siège de l'association, les partenaires institutionnels
- Structurer, harmoniser et optimiser les processus administratifs de l'établissement
- Participer à la préparation des réunions et aux documents de rendus comptes de l'activité
- Assurer un rôle de coordination dans la transmission et l'archivage des documents institutionnels
- Contribuer à la veille réglementaire, notamment dans le cadre des obligations administratives et juridiques de l'établissement
- Gérer la circulation de l'information interne et externe avec profe